Стоматологічна клініка - Панель управління

Стоматологічна клініка "ДентЛайф"

Операційна панель стоматологічної практики • Червень-Липень 2024

Тижневий валовий дохід
₴385,750
+18% до попереднього тижня
Середній чек пацієнта
₴2,850
+12% до плану
Нових пацієнтів
32
+6 нових пацієнтів
Конверсія консультацій
74.5%
+5% до минулого тижня
Детальна статистика операцій
Тиждень Валовий дохід Чистий прибуток Зарплата (%) Дебіторка Нових пацієнтів Середній чек Процедур на пацієнта Консультації проведено Лікування розпочато Вакансії Процедур виконано Години навчання Нові співробітники Ліди з реклами Записи через сайт Телефонні дзвінки Соц мережі ліди Рефералів Конверсія консультацій Відмови лікування Онлайн записи Повторні пацієнти (%) Утримання (%) Задоволеність (%) Реклама Google/FB Офлайн реклама Зарплата маркетолога Вартість ліда (₴) Отримано відгуків (%) Скарги Час очікування (хв)

Головні висновки

Пояснення показників дашборда стоматологічної клініки

Основні фінансові показники

  • №2 Валовий дохід - загальний дохід клініки за місяць
  • №3 Чистий прибуток - прибуток після всіх витрат
  • №4 Зарплата (%) - відсоток від доходу на зарплати
  • №5 Дебіторська заборгованість - несплачені рахунки пацієнтів
  • №6 Нових пацієнтів - кількість нових клієнтів за місяць
  • №7 Середній чек - середня сума лікування одного пацієнта

Операційні показники

  • №8 Процедур на пацієнта - середня кількість процедур на візит
  • №9 Консультації проведено - кількість первинних оглядів
  • №10 Лікування розпочато - кількість розпочатих планів лікування
  • №11 Вакансії - відкриті позиції (потреба в персоналі)
  • №12 Процедур виконано - загальна кількість медичних маніпуляцій
  • №13 Години навчання - години підвищення кваліфікації
  • №14 Нові співробітники - кількість найнятих фахівців

Маркетинг та залучення

  • №15 Ліди з реклами - потенційні пацієнти з усіх джерел
  • №16 Записи через сайт - онлайн-записи на прийом
  • №17 Телефонні дзвінки - дзвінки від потенційних пацієнтів
  • №18 Соц мережі ліди - ліди з Instagram, Facebook, TikTok
  • №19 Рефералів - рекомендації від існуючих пацієнтів
  • №29 Вартість ліда - витрати на залучення одного ліда

Якість обслуговування

  • №23 Повторні пацієнти (%) - пацієнти, що повертаються
  • №24 Утримання (%) - пацієнти, що залишаються 12+ місяців
  • №25 Задоволеність (%) - оцінка якості обслуговування
  • №31 Скарги - кількість скарг від пацієнтів
  • №32 Час очікування - середній час очікування прийому

Критичні показники для власника

  • №2 Валовий дохід - основний показник успіху клініки
  • №29 Вартість ліда - ефективність маркетингу
  • №6 Нових пацієнтів - зростання клієнтської бази
  • №7 Середній чек - показник прибутковості
  • №23 Повторні пацієнти - якість лікування

Особливості українського ринку

  • Готівкові розрахунки - 70-80% платежів готівкою
  • Сезонність - спад влітку (відпустки)
  • Конкуренція - висока щільність клінік у містах
  • Ціновий сегмент - важливість співвідношення ціна/якість
  • Довіра до лікаря - персональний підхід критичний

Функції та ЦКП для стоматологічної клініки в Україні

1. АДМІНІСТРАТИВНИЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ЦКП: Прибуткова стоматологічна клініка, що стабільно розвивається та надає медичні послуги безпечно та якісно.

Формування стратегії розвитку клініки
→ ЦКП: Затверджений стратегічний план на 6–12 місяців з урахуванням українського ринку
❗ Відсутність: хаотичний розвиток, втрата позицій на конкурентному ринку
Розробка та затвердження медичних протоколів і стандартів
→ ЦКП: Описані протоколи лікування згідно українських та європейських стандартів
❗ Відсутність: різна якість лікування, медичні помилки, судові позови
Контроль дотримання медичних стандартів та санітарних норм
→ ЦКП: 100% дотримання протоколів інфекційного контролю та стерилізації
❗ Відсутність: ризик інфікування, штрафи МОЗ, закриття клініки
Управління ліцензуванням та дозвільними документами
→ ЦКП: Актуальні ліцензії МОЗ, сертифікати лікарів, дозволи на обладнання
❗ Відсутність: штрафи до 850,000 грн, зупинка діяльності
Розробка та актуалізація організаційної структури
→ ЦКП: Затверджена оргсхема: головний лікар, лікарі-стоматологи, асистенти, адміністратори
❗ Відсутність: плутанина в обов'язках, конфлікти персоналу
Планування та контроль ключових показників
→ ЦКП: Щомісячний звіт з аналітикою по доходах, пацієнтах, якості лікування
❗ Відсутність: неможливо управляти прибутковістю
Координація взаємодії між відділеннями
→ ЦКП: Злагоджена робота терапії, хірургії, ортопедії, ортодонтії
❗ Відсутність: втрата пацієнтів через погану координацію
Управління медичним обладнанням та інфраструктурою
→ ЦКП: Справне обладнання, система запису, електронні карти пацієнтів
❗ Відсутність: простої в роботі, втрата записів пацієнтів

2. ДЕПАРТАМЕНТ ПОБУДОВИ (HR)

ЦКП: Кваліфіковані медичні фахівці (лікарі-стоматологи, асистенти, гігієністи), що якісно виконують медичні маніпуляції.

Аналіз потреби в медичному персоналі
→ ЦКП: Оптимальне співвідношення лікарів до кількості кабінетів та пацієнтопотоку
❗ Відсутність: або черги пацієнтів, або простої дорогих лікарів
Найм кваліфікованих медичних фахівців
→ ЦКП: Лікарі з дипломами медвузів, сертифікатами, досвідом роботи
❗ Відсутність: некваліфіковані лікарі = медичні помилки, втрата репутації
Адаптація та введення в медичну практику
→ ЦКП: Новий лікар проводить якісне лікування з першого тижня
❗ Відсутність: помилки початківців, скарги пацієнтів
Розробка посадових інструкцій для медперсоналу
→ ЦКП: Чіткі обов'язки: головний лікар, лікарі-стоматологи, асистенти, адміністратори
❗ Відсутність: конфлікти між персоналом, порушення субординації
Планування навчання та підвищення кваліфікації
→ ЦКП: Регулярні курси, конференції, оновлення сертифікатів лікарів
❗ Відсутність: застарілі методи лікування, втрата довіри пацієнтів
Атестація медичного персоналу
→ ЦКП: Регулярна оцінка якості лікування, володіння новими технологіями
❗ Відсутність: слабкі лікарі псують репутацію всієї клініки

3. ДЕПАРТАМЕНТ ПОШИРЕННЯ

ЦКП: Дохід клініки перевищує витрати з постійним зростанням кількості пацієнтів.

▸ Відділ залучення пацієнтів

ЦКП: Нові пацієнти з різних каналів: реклама, рекомендації, інтернет.

Розробка маркетингових кампаній для українського ринку
→ ЦКП: Таргетована реклама в Google, Facebook, Instagram під українську аудиторію
❗ Відсутність: низький потік нових пацієнтів, залежність від "сарафанного радіо"
Соціальні мережі та контент-маркетинг
→ ЦКП: Активні сторінки в Instagram, Facebook з кейсами до/після, освітнім контентом
❗ Відсутність: клініку не знаходять в інтернеті, низька довіра
SEO-просування та сайт клініки
→ ЦКП: Топ позиції в Google по запитах "стоматолог [місто]", "лікування зубів"
❗ Відсутність: потенційні пацієнти йдуть до конкурентів
Програма рефералів і партнерських відносин
→ ЦКП: Знижки за рекомендації, співпраця з педіатрами, терапевтами
❗ Відсутність: втрачається найдешевший канал залучення
Локальний маркетинг та репутація
→ ЦКП: Позитивні відгуки на Google Maps, участь у місцевих заходах
❗ Відсутність: погана локальна репутація = втрата довіри
Акції та спеціальні пропозиції
→ ЦКП: Сезонні акції, знижки для сімей, пільги для пенсіонерів
❗ Відсутність: програш у ціновій конкуренції
▸ Відділ роботи з пацієнтами

ЦКП: Записи на прийом перетворені на розпочате та завершене лікування.

Обробка дзвінків та онлайн-заявок
→ ЦКП: Швидка відповідь на дзвінки, запис на зручний час
❗ Відсутність: пацієнти записуються до конкурентів
Проведення консультацій та діагностики
→ ЦКП: Якісний огляд, план лікування з варіантами та цінами
❗ Відсутність: пацієнти йдуть за "другою думкою"
Конверсія консультацій у лікування
→ ЦКП: Високий відсоток пацієнтів розпочинає рекомендоване лікування
❗ Відсутність: витрати на залучення без доходу
Супровід довготривалого лікування
→ ЦКП: Пацієнти завершують складні плани лікування (імплантація, ортодонтія)
❗ Відсутність: незавершені дорогі процедури
Програма підтримки після лікування
→ ЦКП: Регулярні огляди, профілактика, нагадування про візити
❗ Відсутність: пацієнти забувають про клініку

4. ФІНАНСОВИЙ ДЕПАРТАМЕНТ

ЦКП: Збережені фінанси клініки з урахуванням особливостей українського ринку.

Блок доходів

ЦКП: Всі доходи враховані, включаючи готівкові та безготівкові платежі

Облік доходів від пацієнтів
→ ЦКП: Точний облік готівкових (70%) та безготівкових (30%) платежів
❗ Відсутність: втрата готівкових доходів, проблеми з податками
Аналітика доходів по послугах
→ ЦКП: Розуміння прибутковості: терапія, хірургія, ортопедія, імплантація
❗ Відсутність: фокус на неприбуткових напрямках
Планування доходів по лікарях
→ ЦКП: Місячні плани доходів для кожного лікаря
❗ Відсутність: лікарі працюють без мотивації на результат
Управління дебіторською заборгованістю
→ ЦКП: Мінімальна заборгованість по розстрочках та страховим
❗ Відсутність: проблеми з готівковим потоком
Блок витрат

ЦКП: Контрольовані витрати з урахуванням високих матеріальних витрат в стоматології

Бюджетування: зарплати, матеріали, оренда, обладнання
→ ЦКП: Місячний бюджет з урахуванням сезонності та валютних коливань
❗ Відсутність: перевитрати на імпортні матеріали
Контроль витрат на стоматологічні матеріали
→ ЦКП: Оптимізація закупівель, контроль списання матеріалів
❗ Відсутність: матеріали "зникають", завищені витрати
Управління зарплатним фондом
→ ЦКП: Оптимальне співвідношення окладів та відсотків від доходу лікарів
❗ Відсутність: демотивація персоналу або завищені витрати
Оптимізація операційних витрат
→ ЦКП: Економія без втрати якості лікування
❗ Відсутність: зайві витрати знижують прибутковість
Блок податкового планування

ЦКП: Законне оптимізоване оподаткування медичної діяльності

Податкове планування для медичної діяльності
→ ЦКП: Оптимальна податкова схема: ФОП або ТОВ
❗ Відсутність: переплата податків або штрафи ДФС
Ведення обліку згідно українського законодавства
→ ЦКП: Правильне ведення медичної документації, звітності
❗ Відсутність: штрафи при перевірках МОЗ та ДФС
Фінансові звіти для власника
→ ЦКП: Щомісячна управлінська звітність про прибутковість
❗ Відсутність: власник не розуміє фінансовий стан клініки

5. ДЕПАРТАМЕНТ НАДАННЯ МЕДИЧНИХ ПОСЛУГ

ЦКП: Медичні послуги надані вчасно та якісно згідно українських та міжнародних стандартів.

Служба 1: Планування та забезпечення

ЦКП: Клініка готова до прийому пацієнтів

Планування розкладу лікарів та кабінетів
→ ЦКП: Оптимальне завантаження кабінетів та лікарів
❗ Відсутність: простої дорогого обладнання, черги пацієнтів
Забезпечення стоматологічними матеріалами
→ ЦКП: Якісні матеріали в достатній кількості для всіх процедур
❗ Відсутність: зрив лікування, втрата довіри пацієнтів
Управління медичним обладнанням
→ ЦКП: Справне обладнання, своєчасне технічне обслуговування
❗ Відсутність: поломки під час лікування, втрата часу
Контроль санітарно-епідеміологічного режиму
→ ЦКП: Дотримання протоколів стерилізації, інфекційного контролю
❗ Відсутність: ризик інфікування, штрафи МОЗ
Управління електронними картами пацієнтів
→ ЦКП: Зручна система запису, історії лікування, нагадувань
❗ Відсутність: плутанина з записами, втрата даних пацієнтів
Служба 2: Лікувальна діяльність

ЦКП: Пацієнти отримують якісне стоматологічне лікування

Проведення діагностики та консультацій
→ ЦКП: Точна діагностика, зрозумілий план лікування для пацієнта
❗ Відсутність: помилки в діагностиці, неефективне лікування
Виконання терапевтичного лікування
→ ЦКП: Якісні пломби, ендодонтичне лікування згідно стандартів
❗ Відсутність: повторне лікування, втрата репутації
Хірургічні втручання та імплантація
→ ЦКП: Безпечні операції, якісна імплантація з гарантіями
❗ Відсутність: ускладнення, судові позови, втрата довіри
Ортопедичне та ортодонтичне лікування
→ ЦКП: Якісні протези, брекети, які відповідають очікуванням пацієнтів
❗ Відсутність: незадоволені пацієнти, переробки за власний рахунок
Контроль якості та післялікувальне спостереження
→ ЦКП: Регулярні огляди, профілактика, довгострокові результати
❗ Відсутність: рецидиви захворювань, втрата пацієнтів
Служба 3: Обслуговування пацієнтів

ЦКП: Пацієнти отримують відмінний сервіс та підтримку

Прийом та запис пацієнтів
→ ЦКП: Зручний запис, мінімальний час очікування
❗ Відсутність: довгі черги, незадоволені пацієнти
Інформування про вартість та варіанти лікування
→ ЦКП: Прозорі ціни, кілька варіантів лікувального плану
❗ Відсутність: скарги на приховані витрати
Робота зі скаргами та побажаннями
→ ЦКП: Швидке вирішення проблем, задоволені пацієнти
❗ Відсутність: негативні відгуки в інтернеті
Програми лояльності та знижок
→ ЦКП: Постійні пацієнти отримують пільги та привілеї
❗ Відсутність: втрата пацієнтів до конкурентів

6. ДЕПАРТАМЕНТ КВАЛІФІКАЦІЇ

ЦКП: Висококваліфіковані лікарі-стоматологи та медперсонал з актуальними знаннями та навичками.

Підвищення кваліфікації лікарів
→ ЦКП: Регулярні курси, майстер-класи, конференції з новітніх технологій
❗ Відсутність: застарілі методи лікування, втрата конкурентоспроможності
Сертифікація та атестація
→ ЦКП: Своєчасне продовження сертифікатів, отримання нових спеціалізацій
❗ Відсутність: проблеми з ліцензуванням, обмеження в діяльності
Навчання роботі з новим обладнанням
→ ЦКП: Ефективне використання сучасного стоматологічного обладнання
❗ Відсутність: неефективне використання дорогого обладнання

7. ДЕПАРТАМЕНТ ЗВ'ЯЗКІВ З ГРОМАДСЬКІСТЮ

ЦКП: Позитивна репутація клініки в місцевому співтоваристві та професійному середовищі.

Управління репутацією в інтернеті
→ ЦКП: Позитивні відгуки на Google, соціальних мережах, медичних порталах
❗ Відсутність: негативні відгуки відлякують нових пацієнтів
Участь у професійних заходах
→ ЦКП: Активна участь у стоматологічних конференціях, семінарах
❗ Відсутність: втрата професійних зв'язків, відставання від трендів
Освітня діяльність та просвітництво
→ ЦКП: Лекції про гігієну порожнини рота, профілактику захворювань
❗ Відсутність: низький рівень довіри як експерта
Соціальна відповідальність
→ ЦКП: Благодійні акції, безкоштовні огляди для незахищених верств населення
❗ Відсутність: сприйняття як чисто комерційної структури